Viernes, 5:00 PM. A punto de salir de la oficina. Al día siguiente había que pagar la nómina del personal de almacén, lo cual no era problema, porque la cantidad estaba cubierta en la cuenta del banco. A descansar.

Pero de pronto recibimos una llamada. Era el arrendador de la bodega, para avisarnos que una hora antes había intentado cobrar el cheque de la renta y su cheque había rebotado por falta de saldo.

¡Vaya manera de cambiar un día tranquilo por uno de terror!

Primero apareció la negación: ¡No es posible! El cheque estaba cubierto.

Luego la confirmación. El saldo en la página del banco mostraba claramente que no había saldo suficiente para cubrir el pago de la renta, pero por si fuera poco tampoco había saldo para cubrir la nómina del día siguiente.

Y si esto no bastara, el cobro de la comisión por emitir un cheque sin fondos era un costo no contemplado para la empresa.

¿Que sucedió exactamente? Pues que un par de horas antes se había cobrado un cheque de otro proveedor, tomando el saldo que estaba destinado para el arrendador y el efecto dominó estaba haciendo las suyas.

¿Pero como es posible que tengamos un cheque emitido que no tuviéramos contemplado? ¿Acaso estamos dando cheques sin control?

La respuesta de Erika, la administradora tenía mucha lógica, aunque no resolvía el problema. El cheque en cuestión había sido emitido tres semanas antes y había quedado en posesión del proveedor todo este tiempo. Al consultar ella el saldo en banco antes de emitir el cheque de la renta todo parecía cuadrar. El saldo cubría sin problemas la renta y la nómina.

La verdadera sorpresa es que había un cheque que no había sido cobrado mucho tiempo antes.

La cadena de pasos para resolver fue brutal. Todos los bancos estaban cerrados a esa hora y lo estarían hasta el lunes. Por parte del arrendador no había más que hacer, él esperaría hasta el lunes, molesto, pero de acuerdo.

El problema era cubrir la nómina. No podía ser mediante un depósito en el banco, porque no había bancos abiertos, así que había que encontrar a alguien que tuviera el total del importe de la nómina en efectivo y hacer el pago de esa forma, con los riesgos que esto implicaba, pues ya en otra ocasión, cuando solíamos pagar la nómina en efectivo, habíamos sido víctimas de un asalto a mano armada, encerrados en el baño y demás.

Por ello habíamos optado por pagar con cheques en lo sucesivo, pero ahora no sería posible.

Hablando con mis socios, cada uno retiró el máximo posible de los cajeros automáticos y me avoqué a recolectar el dinero, viajando de Naucalpan a Coyoacán y a Cuajimalpa en viernes por la tarde. Toda una travesía.

Por si fuera poco, cuando llegaba a mi casa, cerca de la Condesa, decidí relajarme entrando por un momento a una tienda. Todo el dinero de la nómina en efectivo en el bolsillo de mi pantalón. No cabe duda que cuando uno está en problemas parece querer más de lo mismo.

Al salir de la tienda mi coche no estaba. Los del valet parking del restaurante de enfrente, molestos porque no hice uso de su servicio, solicitaron a la grúa que arrastrara mi vehículo al corralón.

Ya no sabe uno quien manda en esta ciudad.

Mi papá vino a buscarme en su coche y fuimos al corralón, que estaba ya cerrando sus puertas hasta mañana. Yo tenía que regresar con la factura de mi choche el sábado temprano para poder retirarlo, por supuesto, después de pagar las multas correspondientes.

Y así lo hice. Sábado a primera hora, corralón, pago, salgo con mi coche, paso a mi casa por el efectivo y directo al almacén para armar los sobres de la nómina y finalmente pagar.

Lunes a primera hora a depositar el faltante para cubrir la renta. Y varias semanas para reponer a mis socios el dinero prestado.

Toda una travesía, todo por utilizar el control incorrecto para el flujo de efectivo. Lección aprendida a un costo elevadísimo. A partir de entonces las cosas cambiaron en la administración del efectivo en mi empresa.

La respuesta correcta a como obtener el saldo en efectivo es tu sistema contable y no el estado de cuenta bancario. El banco te muestra cuanto dinero tienes en el banco en un momento determinado. Tu sistema contable te muestra cuanto efectivo tienes realmente.

La diferencia entre la cifra del banco y la cifra de tu sistema contable es básicamente resultado de la diferencia de tiempo entre el registro de las transacciones en tu sistema y el mismo registro en el banco. Son diferencias de tiempo real.

No intentes manejar el efectivo desde el banco. Solamente generarás errores, confusión y frustración.

Utiliza el saldo en tu sistema contable para administrar tu empresa.

Luego concilia una vez al mes con el estado del banco para asegurarte que no hay errores. De esta forma verificarás que lo capturado en tu sistema es correcto. También es una forma de verificar que el banco no haya cometido errores.

Idealmente hay que tener la conciliación dos o tres días después de recibido el estado de cuenta.

Así lo he hecho yo, y mis viernes han mejorado notoriamente.

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4 comentarios
  1. Julio Popócatl dijo:

    Buen día,

    Manejo mis chequeras desde hace más de 40 años y jamás me ha rebotado un cheque. Creo que puedo decir algo.

    Cualquier persona o empresa con una cuenta de cheques, puede consultar 24/7 movimientos y saldos a través del portal de su banco en Internet. Ahí pueden ver los depósitos y los cheques cobrados en tiempo real. No sólo es para cuentas de cheques, también para tarjetas de crédito. El control contable no es suficiente, puede haber algún cargo inusual del banco. Lo ideal es llevar el control de la chequera y conciliar con el banco. Consultar en Internet es rápido, fácil y GRATÍS. Cuando la chequera me dice que mi saldo quedará abajo de mil pesos, consulto al banco.

    Recuerden que “chivo brincado, chivo pagado”…cheque girado es dinero que ya salió. No podemos pagar con un billete y pretender que aún es nuestro porque quien lo recibió lo trae en su cartera o lo metió en su alcancía.

    Algo que he visto con frecuencia es la expedición de “cheques pos-fechados”. Es una tontería. Aunque el cheque lleve una fecha posterior, el banco tiene la obligación de pagarlo. Hagan la prueba si quieren confirmarlo. Es preferible lidiar con el acreedor que darle un cheque con fecha posterior.

    Si acostumbran pagar proveedores por semana o quincena y ustedes firman los cheques pero alguien más lleva el control de la chequera, pídanle una conciliación de saldos y un reporte excel con la suma de los cheques que pagarán. Así siempre sabrán cuánto tenían, cuánto pagaron y cuánto quedó en el banco.

    Si hacen un Plan de Ventas, hagan también un Plan de Pagos. Hay unas hojas en Excel que son excelentes para el manejo del “Cash-Flow”. El dinero es la sangre de la empresa y debemos administrarlo muy bien.

    Disculpen el “rollo”, sólo quise compartirles algunas experiencias.

    Saludos,
    Julio

    • Carlos dijo:

      Julio:

      Muchas gracias por compartir tu experiencia para enriquecer este post.

      Un abrazo,

      El 10/04/2012, a las 21:12,

  2. luis contreras dijo:

    esto nos enseña que, aunque no seamos empresarios, saber de cuanto dispones es fundamental para tu salud mental porque con estres no rindes igual, por mucho que te guste trabajar “bajo presión”…maestro carlos..muy interesante el intro del libro felicidades, y gracias por conducirnos por el mundo de los dineros…

    • Carlos dijo:

      Exactamente Luis. Una de las principales funciones de administrar el efectivo es la “salud mental”. Para controlar el estrs, y para enfocarnos en los puntos clave de la empresa. Que bueno que te gust el intro del libro. Ya pronto ver la luz.

      Saludos, El 11/04/2012, a las 21:57,

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